1. Si attiva l’accesso all’azienda
Si richiede un preventivo dal sito e si concordano le aziende da seguire. Per ogni azienda si creano le credenziali: nome utente, password generata, accesso riservato. Se l’azienda ha più sedi, si configurano insieme all’azienda madre.
2. I documenti entrano nel sistema
I documenti vengono caricati man mano che arrivano: quelli dell’azienda (valutazione dei rischi, nomine, procedure, certificazioni) e quelli dei lavoratori (attestati, idoneità, patentini, cartelle dei dispositivi di protezione). Per i mezzi si registra la scheda con targa, dati tecnici e libretto.
Allo stesso tempo si registrano le date: la scadenza dell’attestato, la prossima visita indicata dal medico, la data della revisione, il collaudo di un cestello. Una voce senza data resta «da confermare» ed è segnalata come tale.
3. Le scadenze si calcolano da sole
Da quel momento nessuno deve aggiornare uno stato a mano: il sistema ricalcola ogni voce dalla sua data e la mostra come valida, in scadenza o scaduta. La bacheca mette in evidenza quello che richiede attenzione adesso.
4. Gli avvisi partono in tempo
Quando una scadenza entra nel periodo di preavviso parte un’email ai destinatari scelti per quell’azienda; se la data viene superata ne parte un’altra. Una volta a settimana arriva il riepilogo con tutte le scadenze, nel giorno che l’azienda preferisce.
I destinatari, i giorni di preavviso e le categorie da segnalare si configurano per singola azienda. Si può scegliere di ricevere solo le scadenze di formazione, o tutto; e agli avvisi si possono aggiungere gli indirizzi del consulente che segue l’impresa.
Cosa vede l’azienda nel portale
- Una panoramica con i numeri: dipendenti attivi, documenti, voci in scadenza e scadute
- Scadenze: l’elenco completo, filtrabile per categoria e stato
- Aziende e documenti: i documenti dell’impresa e delle sedi
- Dipendenti: la cartella di ogni lavoratore attivo
- Mezzi: il parco mezzi con le sue scadenze, in sola lettura
- Notifiche: le impostazioni degli avvisi e il riepilogo settimanale
Chi entra con le credenziali
Il portale serve le aziende clienti: chi ha un accesso da cliente vede solo la propria azienda e le sue sedi, mai il gestionale interno. Chi assiste più aziende come consulente entra nella console dedicata, con il perimetro dei clienti che segue. Il personale che gestisce il servizio non è raggiungibile dal portale.
Quanto costa e come si attiva
Il servizio si attiva su richiesta: si compila il modulo di preventivo dal sito o si scrive a info@smart81.com. Il costo dipende dal numero di aziende, sedi e lavoratori da seguire, quindi il preventivo si fa su misura invece di essere un listino.
Domande frequenti
Serve installare un programma?
No: è un servizio web. Si accede da browser con le credenziali dell’azienda, da computer, tablet o telefono. Non c’è niente da installare sui computer dell’ufficio.
Chi carica i documenti?
Chi li produce o li raccoglie: il consulente, l’ufficio interno, l’ente di formazione. L’azienda li ritrova nel portale già ordinati, con le relative scadenze.
Si può provare prima di attivare?
Si può chiedere una dimostrazione o un preventivo scrivendo a info@smart81.com: il servizio viene configurato sulle aziende e sulle sedi reali, quindi si parte da un confronto sulle esigenze.
Cosa succede ai dati se si smette di usare il servizio?
Il trattamento e i tempi di conservazione sono descritti nella Privacy Policy. In generale i documenti restano nella disponibilità dell’azienda per il periodo previsto, e si possono scaricare dal portale.