Quattro stati, nessuna ambiguità
Ogni voce ha una data e uno stato che il sistema ricalcola da quella data. Non c’è un campo da aggiornare a mano e non c’è un semaforo da interpretare.
| Stato | Significato |
|---|---|
| Valido | La scadenza è lontana: non c’è niente da fare adesso. |
| In scadenza | La data è entrata nel periodo di preavviso: è il momento di attivarsi. |
| Scaduto | La data è passata: la voce risulta non in regola finché non viene rinnovata. |
| Da confermare | Manca una data attendibile: è la voce su cui chiedere informazioni, non su cui fidarsi. |
Lo stato «da confermare» è quello che spesso fa la differenza: un documento senza data non è un documento valido, è una domanda a cui qualcuno deve rispondere.
Il preavviso si decide per tipo di scadenza
Ogni tipo di scadenza ha il suo preavviso, perché rinnovare un attestato di formazione non richiede gli stessi tempi di rinnovare una polizza. I preavvisi predefiniti sono: 30 giorni per bollo e assicurazione, 60 giorni per revisione, collaudo e collaudo delle parti, 90 giorni per le voci libere.
Gli avvisi arrivano da soli
- Avviso di preavviso quando una scadenza entra nella finestra: si può intervenire con calma.
- Avviso di superamento quando la data passa: la cosa non resta silenziosa.
- Un solo avviso per volta, senza duplicati: la stessa scadenza non genera due email identiche.
- Destinatari scelti per azienda: si decide chi riceve gli avvisi e per quali categorie.
Il riepilogo settimanale
Oltre agli avvisi puntuali, l’azienda riceve un riepilogo con tutte le sue scadenze, nel giorno della settimana che preferisce. È il promemoria che non dipende dal fatto che una data sia vicina: una volta a settimana si guarda il quadro completo.
Se un’azienda è seguita da un consulente, gli avvisi delle scadenze possono arrivare anche a lui: è chi organizza la formazione e le visite che deve sapere per primo quando è il momento.
Domande frequenti
Come viene deciso lo stato di una scadenza?
Dalla data. Se la data è passata la voce è scaduta; se manca meno del preavviso è in scadenza; altrimenti è valida. Se la data non è attendibile la voce è da confermare.
Si possono cambiare i giorni di preavviso?
Sì, il preavviso è impostato per tipo di scadenza e può essere adattato alle esigenze dell’azienda: una revisione e un attestato non richiedono gli stessi tempi.
Gli avvisi arrivano anche per le sedi?
Sì. L’azienda vede sé stessa e le sue sedi, e le scadenze delle sedi rientrano negli avvisi e nel riepilogo.
Cosa succede se una scadenza non ha una data?
Resta «da confermare» e viene segnalata come tale: è il sistema che chiede di recuperare l’informazione mancante invece di dare per buono un documento di cui non si sa la validità.