Che cosa fa, in concreto
Non è un archivio: è un calendario. Ogni voce — un attestato di formazione, un giudizio di idoneità, una patente, il collaudo di un mezzo — ha una data, e il software calcola da solo se quella voce è valida, in scadenza, scaduta o da confermare. Quando una data entra nel periodo di preavviso parte un avviso via email; quando viene superata ne parte un altro. Una volta a settimana arriva il riepilogo di tutte le scadenze dell’azienda e delle sue sedi.
- Documenti
Valutazione dei rischi, nomine, procedure, attestati e modulistica, con lo storico.
- Persone
Formazione, idoneità sanitarie, patentini: la cartella di ogni lavoratore attivo.
- Mezzi
Bollo, assicurazione, revisione, collaudo del mezzo e delle parti come cestelli e forche.
- Più aziende
Per gli studi di consulenza: una console con i clienti seguiti e le loro scadenze.
Web, senza installazione
È un software erogato come servizio: non si installa nulla sui computer dell’ufficio e non ci sono database locali da aggiornare o backup da fare a mano. Si accede dal browser — computer, tablet o telefono — con le credenziali dell’azienda. I documenti e le scadenze stanno in un unico posto, non in una copia sul portatile di qualcuno.
Come si sceglie un software per la sicurezza: cinque domande
Vale la pena dirlo perché è la parte in cui si sbaglia l’acquisto: quasi tutti i prodotti di questa categoria sanno archiviare un documento. La differenza la fanno le domande successive.
- Le scadenze si calcolano da sole? Se lo stato di un attestato è un campo da aggiornare a mano, il problema non è risolto: è stato spostato.
- Gli avvisi arrivano, e a chi? Un sistema che non manda email lascia la scadenza dov’era, cioè nella testa di qualcuno. E i destinatari devono essere configurabili per azienda.
- Regge le sedi multiple? Un’impresa con tre sedi ha tre insiemi di documenti e di mezzi: se il software li appiattisce, il conteggio non torna.
- E se hai più aziende da seguire? È il caso degli studi di consulenza: se non c’è una console dedicata, si finisce con un accesso separato per cliente.
- Chi può vedere cosa? Permessi per ruolo e perimetro verificato lato server: sono i dati di salute e sicurezza di persone reali.
Molte aziende partono da un foglio di calcolo condiviso, e per una piccola impresa può bastare a lungo. Dove si rompe, e cosa guardare prima di passare a un software, è spiegato nella guida scadenze su Excel o su un software.
Domande frequenti
Smart81 è un software o un servizio di consulenza?
È un software web: tiene documenti e scadenze e manda avvisi. Non fa consulenza, non redige la valutazione dei rischi, non firma nomine e non eroga formazione. Lavora sui documenti che l’azienda e i suoi fornitori producono.
Serve installare qualcosa?
No. Si accede dal browser con le credenziali dell’azienda, da computer, tablet o telefono. Non ci sono programmi da installare né dati da sincronizzare fra più dispositivi.
Quante aziende e quante sedi si possono gestire?
L’azienda vede sé stessa e le sue sedi in un solo accesso, ognuna con i propri documenti, lavoratori e mezzi. I consulenti che seguono più imprese hanno una console separata con le aziende loro assegnate.
Gli avvisi come arrivano?
Via email: un avviso quando una scadenza entra nel periodo di preavviso, uno se viene superata, e un riepilogo settimanale nel giorno scelto. Destinatari, preavvisi e categorie si configurano per singola azienda.
Dove stanno i dati?
Su infrastrutture situate nell’Unione europea, con accesso riservato agli utenti dell’azienda e ai consulenti che la assistono. Il trattamento è descritto nella Privacy Policy.
Si può provare prima di decidere?
Si può chiedere una dimostrazione o un preventivo scrivendo a info@smart81.com: il servizio si configura sulle aziende, le sedi e i lavoratori reali, quindi si parte da un confronto sulle esigenze invece che da un listino.