Il problema non è archiviare: è non perdere una data
Uno studio che assiste venti imprese gestisce, in un anno, qualche migliaio di scadenze: attestati che si aggiornano, visite mediche che si rinnovano, patenti che scadono, revisioni e collaudi da prenotare. Nessuna è difficile. Tutte insieme, distribuite su venti clienti diversi, sono ingestibili con un foglio di calcolo per cliente e con le date che stanno nelle cartelle.
Ed è il consulente, non l’impresa, a scoprire per primo una scadenza dimenticata: di solito quando il cliente chiama perché è arrivato un controllo.
La console dei consulenti
Smart81 ha un’area separata per chi assiste le imprese. Non è il portale dell’azienda visto da fuori: è uno spazio con le proprie aziende e i propri avvisi.
- Elenco dei clienti, ognuno con i propri documenti, lavoratori, mezzi e scadenze.
- Avvisi delle scadenze dei clienti, oltre a quelli dell’azienda: il preavviso arriva a chi organizza il corso o la visita, non solo a chi la subisce.
- Inserimento e aggiornamento di documenti, lavoratori e mezzi per le aziende assegnate.
- Perimetro verificato lato server: si vedono solo i clienti propri, mai quelli di un altro consulente.
- Licenze e stato di attivazione delle aziende che si seguono.
L’accesso del consulente è separato da quello dell’impresa e legato alle aziende che gli sono assegnate. Se un cliente cambia consulente, l’accesso a quel cliente si chiude senza toccare i dati dell’impresa, che restano suoi.
Cosa cambia nella settimana di lavoro
Il vantaggio non è «avere i documenti in ordine»: è sapere cosa fare adesso e per quale cliente. Il riepilogo settimanale e gli avvisi di preavviso trasformano la ricerca delle scadenze in una lista di lavoro. E quando serve un preventivo per un corso, l’elenco di chi deve aggiornarsi — per azienda e per tipo di percorso — è già pronto invece di essere ricostruito a mano.
Sul lato del cliente, l’effetto è che l’impresa vede il proprio stato senza doverlo chiedere: i documenti caricati dallo studio sono nel portale dell’azienda, con le date e gli avvisi. È anche il modo più semplice per far vedere il valore del lavoro che si sta facendo.
Da dove partire
Si scrive a info@smart81.com raccontando quante aziende si seguono e come sono organizzate. Il servizio si configura sulle aziende reali e si valutano insieme i permessi e le modalità di accesso dei clienti.
Domande frequenti
Un consulente può seguire più aziende con lo stesso accesso?
Sì: la console dei consulenti mostra le aziende assegnate, con i loro documenti, lavoratori, mezzi e scadenze, e riceve anche gli avvisi delle scadenze dei clienti seguiti.
Un consulente vede i dati di aziende che non segue?
No. Il perimetro è verificato lato server: si vedono solo le aziende assegnate a quel consulente. È una separazione reale, non un filtro dell’interfaccia.
I clienti devono pagare un accesso ciascuno?
Le condizioni dipendono dal numero di aziende, sedi e lavoratori da seguire: per questo si fa un preventivo su misura invece di applicare un listino. Si parte da un confronto sulle esigenze, scrivendo a info@smart81.com.
Lo studio può caricare i documenti al posto del cliente?
Sì, per le aziende che gli sono assegnate: documenti aziendali e dei lavoratori, dati delle persone e mezzi con le relative scadenze. Il cliente li ritrova nel proprio portale.
Smart81 sostituisce il gestionale dello studio?
No: è lo strumento che tiene le date e i documenti della sicurezza. I dati amministrativi, i contratti e la fatturazione restano dove sono.