Le voci che generano una scadenza
| Voce | Chi la emette | Preavviso consigliato |
|---|---|---|
| Bollo | Ente pubblico o agenzia di riscossione | 30 giorni |
| Assicurazione | Compagnia assicurativa | 30 giorni |
| Revisione | Centro autorizzato | 60 giorni |
| Collaudo del mezzo | Ente o soggetto abilitato | 60 giorni |
| Collaudo di una parte (cestello, forche, attacco rapido) | Ente o soggetto abilitato | 60 giorni |
| Voce libera (tachigrafo, verifiche periodiche, altro) | Secondo il caso | 90 giorni |
I preavvisi sono quelli predefiniti di Smart81 e sono modificabili: servono a dare il tempo di chiedere un appuntamento, non a ricordarsi il giorno prima. La ragione per cui bollo e assicurazione hanno un preavviso più corto è semplice: si rinnovano in pochi minuti. Una revisione o un collaudo, invece, vanno prenotati.
Il caso dei mezzi senza targa
Carrelli elevatori, piattaforme aeree, escavatori: molti mezzi aziendali non hanno una targa e non circolano su strada. Non per questo sono senza scadenze — hanno collaudi e verifiche, e spesso hanno accessori con date proprie. Se il sistema in cui si registrano richiede obbligatoriamente una targa, quei mezzi restano fuori e con loro le loro date.
Un cestello montato su una piattaforma ha un verbale e una scadenza diversi da quelli della piattaforma. Quando il cestello passa su un altro mezzo, la sua data non lo segue: è il punto in cui la maggior parte dei parchi mezzi perde il controllo, perché il documento esiste ma non è più dove lo si cercava.
Cosa guarda un controllo
In caso di verifica, quello che viene chiesto non è un documento in particolare: è la dimostrazione che ogni adempimento è stato fatto e che è ancora valido. Un verbale di collaudo scaduto da due mesi, in quel momento, vale quanto un verbale che non c’è. Il modo per non trovarsi in quella situazione è avere la data sotto gli occhi prima che passi.
Come si tiene sotto controllo
Ogni mezzo ha la sua scheda — targa (se c’è), tipo, marca, modello, matricola, data di prima immatricolazione, forma di possesso, stato — con il libretto allegato. Le scadenze sono voci della scheda, ognuna con numero di polizza o di verbale, fornitore, data di esecuzione, data di scadenza, costo e allegato. Le voci scadute e la prossima scadenza sono in evidenza nell’elenco dei mezzi, e le scadenze rientrano negli avvisi email e nel riepilogo settimanale insieme a corsi, visite e patenti.
Domande frequenti
Quali scadenze ha un mezzo aziendale?
Le voci tipiche sono bollo, assicurazione, revisione e collaudo. A queste si aggiungono il collaudo delle parti — cestelli, forche, attacchi rapidi — e le voci libere, come il tachigrafo o una verifica periodica.
Si possono registrare mezzi senza targa?
Sì, ed è indispensabile: carrelli elevatori, piattaforme aeree ed escavatori spesso non hanno targa. Si identificano con marca, modello e matricola e hanno comunque le loro scadenze.
Le date dei collaudi delle parti vanno separate da quelle del mezzo?
Sì. Cestelli, forche e attacchi rapidi hanno verbali e scadenze propri, diversi da quelli del mezzo su cui sono montati: registrarli a parte è l’unico modo per non perderli quando cambiano mezzo.
Con quanto anticipo conviene il preavviso?
Dipende dalla voce. Bollo e assicurazione si rinnovano rapidamente e bastano 30 giorni; revisione e collaudo richiedono un appuntamento e conviene prevederne 60. Per le voci libere il predefinito è 90 giorni.